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A secretária executiva é uma profissional multitarefas. Responsável por organizar, planejar, informar e deixar o terreno pronto para a ação.
Ela é o elo de ligação entre a chefia e os funcionários, servidores, clientes e parceiros. A profissional que cuida da comunicação interna e externa de uma empresa e de todos os outros detalhes importantes para o que o trabalho aconteça.
Continue a leitura e confira 7 dicas para se tornar uma secretária executiva de sucesso!
As principais características de uma secretária executiva
Uma profissional da área deve ter agilidade e jogo de cintura. É organizada, boa comunicadora e sabe administrar bem o seu tempo.
Veja, a seguir, as principais características de uma secretária de sucesso.
Organização
A organização é a principal característica de toda secretária que se preze. E também uma das suas principais funções.
Afinal, ela tem que lidar a todo momento com cronogramas, prazos, eventos e informações vindo de todos os lados.
Para organizar é preciso ser organizada — uma coisa depende da outra.
Administração do tempo
Saber administrar o tempo de forma estratégica também é fundamental para manter a organização que acabamos de falar.
Como são muitos compromissos, horários e agendas para lidar, a secretária executiva precisa usar o tempo de forma inteligente e planejada.
Boa comunicação
A boa comunicação é outra habilidade básica para os profissionais do setor.
É importante que as secretarias sejam claras e objetivas em suas mensagens. Sempre levando em conta quem são os receptores, qual a cultura, setor e a linguagem usada por cada um.
A troca, compreensão e alinhamento de informações no ambiente corporativo dependem de uma comunicação de qualidade. Por isso, é preciso atenção!
Paciência
Lidar com pessoas é um trabalho desafiador que exige paciência e muito jogo de cintura.
No geral, o ser humano tende a descontar seus problemas em quem está pelo caminho. E, muitas vezes, quem está lá é justamente a secretária.
Uma pequena falha ou mudança pode acabar virando um grande barraco e atrapalhar o clima do ambiente de trabalho. Ou até trazer consequências mais graves.
Por isso, uma boa secretária executiva precisa ter muita paciência e sabedoria para gerenciar conflitos e lidar com o público em geral.
Proatividade
Outra característica importante para o trabalho de uma secretária é a proatividade. Ou seja, agir sem que o chefe tenha necessariamente que pedir.
Algumas situações podem exigir uma ação imediata e para isso é importante que a profissional tenha condições de tomar certas atitudes sozinha.
Se você quer ser uma secretária proativa, é importante estar atenta, conhecer as demandas da empresa, prever necessidades e saber como proceder em cada situação.
Bom humor
Simpatia, bom humor e alegria são fundamentais para quem vai lidar diretamente com pessoas.
Profissionais com estas características são mais agradáveis aos olhos do público. Além de tornarem o ambiente mais leve e aberto, são capazes de lidar com os desafios e críticas com mais facilidade.
Flexibilidade
Nem sempre os horários de trabalho são fixos.
Muitas secretárias precisam acompanhar agendas bem instáveis. Dias de meia jornada e dias de eventos que podem seguir noite adentro.
Como o trabalho pode depender da demanda de cada profissional que o secretário atende, é preciso ser flexível.
Liderança
A capacidade de liderança também é uma habilidade super valorizada atualmente na área de secretariado executivo.
Uma boa líder sabe o que deve ser feito e como demandar para que as tarefas saiam da melhor forma. Além disso, tem a capacidade de apoiar o gerente na execução de seu trabalho.
7 dicas para se tornar uma secretária executiva de sucesso
Existem alguns detalhes que podem fazer toda a diferença na sua carreira profissional.
Veja 7 dicas para se tornar uma secretária executiva ainda melhor.
1. Cumpra prazos e respeite horários
Isso torna o dia a dia mais fluido, leve e organizado, impedindo que as missões sejam acumuladas.
Além disso, o respeito aos horários e prazos é uma demonstração de compromisso e maturidade. Características muito valorizadas no mercado de trabalho.
2. Durma bem
Uma boa noite de sono é imprescindível para o funcionamento pleno do seu organismo, do seu cérebro e consequentemente do seu trabalho.
É comprovado que o cansaço físico e mental interfere diretamente na produtividade de qualquer profissional. Por isso, procure dormir bem.
3. Invista em autoconhecimento
O autoconhecimento leva ao desenvolvimento pessoal.
O desenvolvimento pessoal nos permite potencializar nossas habilidades profissionais e adquirir confiança para construir uma carreira de sucesso.
Por isso, invista em exercícios e atividades de autoconhecimento. Observe-se, respeite seus valores, saiba onde você quer chegar, escute o seu coração.
4. Saiba dizer “não”
A arte de dizer “não” é fundamental para não sobrecarregar os trabalhos, manter a produtividade e a sanidade mental.
É preciso priorizar as prioridades e atender somente às demandas realmente importantes e que estão a seu alcance.
5. Aprenda a dizer “não sei”
Assumir que não sabe de algo é um gesto de humildade e uma grande oportunidade de aprendizado. Sempre que houver dúvida, opte por dizer que não sabe.
Jamais assuma a responsabilidade de algo que você não domina. Seja honesta e pergunte sempre.
6. Aprimore o seu inglês
Faça novos cursos de inglês, procure por qualificações mais avançadas, assista a filmes sem legenda, leia livros e treine a sua conversação.
O inglês é idioma básico em qualquer grande empresa. Quem domina passa na frente.
7. Invista em qualificação
Nunca deixe de estudar, sempre há algo novo para aprender. Invista em cursos, pós-graduações, capacitações, workshops e especializações.
Fique atenta às oportunidades para se tornar uma profissional ainda mais qualificada.
Seja uma secretária executiva de destaque!
Agora você já sabe como se tornar uma secretária executiva de sucesso.
Seja proativa, organizada, paciente e flexível. Mantenha o sorriso no rosto, o sono em dia e estude sempre!
Quer saber mais sobre o assunto? Confira o post e saiba tudo sobre a área de Secretariado Executivo.
