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Quando você ouve falar que alguém é secretário em uma grande empresa, imagina logo uma moça numa mesa, esperando o telefone tocar ou servindo café nas reuniões?
Saiba que essa imagem está equivocada. O profissional dessa área é responsável por tarefas importantes no mundo corporativo, como organizar a agenda executiva.
O secretário executivo ganha cada vez mais espaço nas organizações. É a pessoa responsável por prestar assessorias em diversas atividades, como a organização da agenda dos diretores.
Para quem pensa em seguir carreira na área, saber como organizar uma agenda executiva é muito importante. Nós preparamos algumas dicas para que você se torne um expert no assunto. Pronto para isso? Então, é só continuar a leitura!
Agenda executiva: entenda o que é e qual a importância
Antes de aprender como organizar uma agenda executiva, convém que você saiba um pouco mais sobre essa ferramenta e a sua importância.
A agenda executiva é necessária para que se tenha um bom planejamento e organização das rotinas profissionais.
Essa ferramenta possibilita que se tenha uma visão global de todas as responsabilidades do executivo. Auxilia na priorização das tarefas mais urgentes e também otimiza o tempo de trabalho nas organizações.
Nos dias de hoje, a agenda de papel está dando lugar às versões digitais. Com recursos de computação em nuvem, o secretário pode organizar as agendas dos executivos e compartilhar em tempo real. Isso dá mais agilidade e mobilidade para os profissionais, que podem acessar o documento em qualquer local.
Veja 5 dicas para organizar uma agenda executiva
Pronto para aprender a organizar uma agenda executiva de forma prática e profissional? Então, confira as nossas dicas!
1. Faça marcações com cores e símbolos
A maioria das agendas digitais possibilita que o usuário faça marcações usando cores e símbolos. Isso é interessante para que se possa destacar eventos importantes, como reuniões do conselho executivo.
Além disso, podem ser feitos esquemas de cores para destacar os compromissos. Você pode usar, por exemplo, o azul para registrar as reuniões internas e o amarelo para os encontros com clientes externos. Isso ajuda a ordenar o dia e deixar a rotina muito mais otimizada.
2. Crie checklists
Quando se fala em otimização do tempo, muitos estudiosos afirmam que é importante resolver primeiramente as tarefas mais urgentes. Assim, se evita que uma “bola de neve” se forme e cause problemas no futuro.
É por esse motivo que os checklists são importantes! No final da rotina de trabalho, você pode fazer a lista de atividades para o dia seguinte, listando todos os compromissos em ordem de importância.
Dessa forma, conforme for realizando as atividades, o executivo pode marcar as tarefas como realizadas e passar para a seguinte. Tudo de forma muito organizada!
3. Trabalhe com follow-ups
O follow-up é uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Na prática, ela funciona como uma lista de assuntos pendentes, que podem ser categorizados por prazos a serem cumpridos ou pessoas responsáveis pela execução.
Ao usar o follow-up, o secretário consegue acompanhar todas as tarefas do executivo e organizar as suas tarefas de forma prática. Evita que ocorra o esquecimento de realizar alguma tarefa pontual.
Entre as atividades que podem ser colocadas em um follow-up, destacamos as seguintes:
- Elaboração de memorandos, ofícios, cartas e e-mails;
- Eventos e compromissos assumidos com clientes;
- Lembrete para a renovação de assinaturas;
- Agendamento de encontros e reuniões;
- Prazos para a assinatura de contratos;
- Pagamento de contas e anuidades.
O follow-up pode ser criado em softwares específicos para isso ou em ferramentas de organização pessoal, como Trello e Asana. Assim, é possível fazer uma lista de atividades diárias e acompanhá-las, para evitar que algo caia no esquecimento.
4. Tenha muito cuidado com os feriados
Caso você utilize uma agenda executiva que não sinalize os feriados, pode ter problemas! Por desatenção, pode marcar compromissos para os dias em que ninguém vai trabalhar na empresa.
De tal forma, essas atividades ficarão pendentes e podem causar confusão para serem encaixadas nos dias seguintes. É por isso que se deve ter muita atenção a esse tipo de questão.
É claro que a maioria das agendas digitais e também as de papel têm um calendário que sinaliza os principais feriados nacionais. Mesmo assim, é preciso ter uma atenção especial a esses detalhes.
Afinal, existem feriados municipais e estaduais, em que não se trabalha apenas em determinada cidade ou região.
Por isso, é interessante que você se informe sobre todos os dias off e pontos facultativos do local em que a empresa que você trabalha está situada. Assim, pode se programar com antecedência e evitar esse tipo de problema.
5. Faça uma boa gestão de contatos
A agenda executiva também precisa ter um espaço dedicado para os contatos importantes para a empresa. Existem softwares específicos para isso. Mas caso não os utilize, uma tabela no Excel resolve bem a situação.
É interessante organizar os contatos por categorias, como colaboradores da empresa, clientes e fornecedores. A ideia é que essa organização agilize a localização de determinado número de telefone ou endereço de e-mail.
Com essas super dicas, você vai tirar de letra a missão de organizar uma agenda executiva! Coloque tudo em prática e otimize o seu tempo e também o dos empresários que você trabalha ou trabalhará no futuro.
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