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Quando voc√™ ouve falar que algu√©m √© secret√°rio em uma grande empresa, imagina logo uma mo√ßa numa mesa, esperando o telefone tocar ou servindo caf√© nas reuni√Ķes?¬†

Saiba que essa imagem está equivocada. O profissional dessa área é responsável por tarefas importantes no mundo corporativo, como organizar a agenda executiva.

O secret√°rio executivo ganha cada vez mais espa√ßo nas organiza√ß√Ķes. √Č a pessoa respons√°vel por prestar assessorias em diversas atividades, como a organiza√ß√£o da agenda dos diretores.

Para quem pensa em seguir carreira na área, saber como organizar uma agenda executiva é muito importante. Nós preparamos algumas dicas para que você se torne um expert no assunto. Pronto para isso? Então, é só continuar a leitura!

modelo de planner

Agenda executiva: entenda o que √© e qual a import√Ęncia

Antes de aprender como organizar uma agenda executiva, conv√©m que voc√™ saiba um pouco mais sobre essa ferramenta e a sua import√Ęncia.

A agenda executiva é necessária para que se tenha um bom planejamento e organização das rotinas profissionais. 

Essa ferramenta possibilita que se tenha uma vis√£o global de todas as responsabilidades do executivo. Auxilia na prioriza√ß√£o das tarefas mais urgentes e tamb√©m otimiza o tempo de trabalho nas organiza√ß√Ķes.

Nos dias de hoje, a agenda de papel est√° dando lugar √†s vers√Ķes digitais. Com recursos de computa√ß√£o em nuvem, o secret√°rio pode organizar as agendas dos executivos e compartilhar em tempo real. Isso d√° mais agilidade e mobilidade para os profissionais, que podem acessar o documento em qualquer local.

Veja 5 dicas para organizar uma agenda executiva

Pronto para aprender a organizar uma agenda executiva de forma pr√°tica e profissional? Ent√£o, confira as nossas dicas!

1. Fa√ßa marca√ß√Ķes com cores e s√≠mbolos

A maioria das agendas digitais possibilita que o usu√°rio fa√ßa marca√ß√Ķes usando cores e s√≠mbolos. Isso √© interessante para que se possa destacar eventos importantes, como reuni√Ķes do conselho executivo.

Al√©m disso, podem ser feitos esquemas de cores para destacar os compromissos. Voc√™ pode usar, por exemplo, o azul para registrar as reuni√Ķes internas e o amarelo para os encontros com clientes externos. Isso ajuda a ordenar o dia e deixar a rotina muito mais otimizada.

2. Crie checklists

Quando se fala em otimiza√ß√£o do tempo, muitos estudiosos afirmam que √© importante resolver primeiramente as tarefas mais urgentes. Assim, se evita que uma ‚Äúbola de neve‚ÄĚ se forme e cause problemas no futuro.

√Č por esse motivo que os checklists s√£o importantes! No final da rotina de trabalho, voc√™ pode fazer a lista de atividades para o dia seguinte, listando todos os compromissos em ordem de import√Ęncia.

Dessa forma, conforme for realizando as atividades, o executivo pode marcar as tarefas como realizadas e passar para a seguinte. Tudo de forma muito organizada!

3. Trabalhe com follow-ups

O follow-up é uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Na prática, ela funciona como uma lista de assuntos pendentes, que podem ser categorizados por prazos a serem cumpridos ou pessoas responsáveis pela execução.

Ao usar o follow-up, o secret√°rio consegue acompanhar todas as tarefas do executivo e organizar as suas tarefas de forma pr√°tica. Evita que ocorra o esquecimento de realizar alguma tarefa pontual.

Entre as atividades que podem ser colocadas em um follow-up, destacamos as seguintes:

  • Elabora√ß√£o de memorandos, of√≠cios, cartas e e-mails;
  • Eventos e compromissos assumidos com clientes;
  • Lembrete para a renova√ß√£o de assinaturas;
  • Agendamento de encontros e reuni√Ķes;
  • Prazos para a assinatura de contratos;
  • Pagamento de contas e anuidades.

O follow-up pode ser criado em softwares específicos para isso ou em ferramentas de organização pessoal, como Trello e Asana. Assim, é possível fazer uma lista de atividades diárias e acompanhá-las, para evitar que algo caia no esquecimento.

4. Tenha muito cuidado com os feriados

Caso você utilize uma agenda executiva que não sinalize os feriados, pode ter problemas! Por desatenção, pode marcar compromissos para os dias em que ninguém vai trabalhar na empresa. 

De tal forma, essas atividades ficar√£o pendentes e podem causar confus√£o para serem encaixadas nos dias seguintes. √Č por isso que se deve ter muita aten√ß√£o a esse tipo de quest√£o.

√Č claro que a maioria das agendas digitais e tamb√©m as de papel t√™m um calend√°rio que sinaliza os principais feriados nacionais. Mesmo assim, √© preciso ter uma aten√ß√£o especial a esses detalhes.

Afinal, existem feriados municipais e estaduais, em que não se trabalha apenas em determinada cidade ou região. 

Por isso, é interessante que você se informe sobre todos os dias off e pontos facultativos do local em que a empresa que você trabalha está situada. Assim, pode se programar com antecedência e evitar esse tipo de problema.

5. Faça uma boa gestão de contatos

A agenda executiva também precisa ter um espaço dedicado para os contatos importantes para a empresa. Existem softwares específicos para isso. Mas caso não os utilize, uma tabela no Excel resolve bem a situação.

√Č interessante organizar os contatos por categorias, como colaboradores da empresa, clientes e fornecedores. A ideia √© que essa organiza√ß√£o agilize a localiza√ß√£o de determinado n√ļmero de telefone ou endere√ßo de e-mail.

Com essas super dicas, você vai tirar de letra a missão de organizar uma agenda executiva! Coloque tudo em prática e otimize o seu tempo e também o dos empresários que você trabalha ou trabalhará no futuro.

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