Encaixar o momento de lazer e descanso em uma rotina caótica é muito difícil. Exatamente por isso existe a gestão do tempo.
Para cumprir todas as suas obrigações do dia e ainda sim ter um bom rendimento em todas elas, é preciso saber bastante sobre esse assunto. Fique com a gente que vamos te contar mais sobre gestão do tempo. Confira!
O que é gestão do tempo?
Podemos definir a gestão do tempo como uma forma de organizar tarefas para que tudo funcione de forma encaixada e harmônica.
O ideal é que, fazendo isso, uma pessoa consiga dar conta de todas as suas tarefas em um menor período a partir da organização do tempo que tem disponível. Ou seja, é preciso priorizar tarefas.
O resultado, como não poderia ser outro, é maior produtividade e um dia a dia mais tranquilo.
Por que a gestão do tempo é importante?
Afinal de contas, por que é importante gerenciar o tempo que temos disponível? Podemos resumir em apenas uma palavra: produtividade.
Nos estudos ou no trabalho, o que todos nós buscamos é conseguir fazer mais com menos. Para alcançar esse objetivo, é necessário fazer uma boa tomada de decisões. Por exemplo, priorizar determinadas matérias sobre outras no horário em que você se sentir bem.
Por isso, a gestão do tempo tira essa pressão de você todos os dias e traz um pouco mais de rapidez ao definir prioridades. As técnicas ajudam o indivíduo a aprender a priorizar, focar e concentrar.
Em uma modernidade cada vez mais regida pela falta de tempo, a gestão do tempo se apresenta como um modo de viver em meio ao caos. Quem não quer passar um tempinho a mais com a família e amigos? Você pode.
Quais são as vantagens da gestão do tempo?
Dentre as vantagens da gestão do tempo, você já sabe que está a produtividade. Mas existem ainda outras. Veja a seguir.
Você se estressa menos
Quem controla o seu próprio tempo consegue ter mais clareza sobre o seu futuro.
Em decorrência disso, situações desconfortáveis são mais raras, e você vai passar menos tempo pensando em problemas.
Mesmo que aconteça algum imprevisto, a pessoa que gerencia bem o tempo consegue driblá-lo, pois sabe o momento de lidar com ele.
Você faz mais (com menos)
Outra vantagem de aumentar a sua produtividade é que você vai conseguir fazer mais. Isso não significa mais esforço. Na verdade, até vai se esforçar menos.
Com hora certa para começar cada um de seus compromissos, você não vai acumular tarefas e não vai deixar brechas para a procrastinação.
Exatamente por isso, é possível dizer que você faz mais, gastando menos tempo. E com o benefício de ter maior qualidade.
Você evita o retrabalho
Organizar o seu dia a dia vai permitir que você se concentre em uma tarefa de cada vez. Afinal de contas, vai conseguir encaixar todas elas ao longo do seu dia.
Dessa forma, as chances de cometer algum erro são bem menores, o que também diminui o retrabalho.
Por exemplo, fazer um trabalho de faculdade ao mesmo tempo em que resolve pendências do trabalho pode ser uma péssima ideia. No final, pode acontecer de precisar refazer cada tarefa separadamente.
Você controla melhor a sua vida pessoal
Além de controlar melhor aspectos profissionais, como estudo e trabalho, é possível ter mais controle sobre o lado pessoal.
Você vai ter mais confiança em assumir tarefas no seu dia a dia, ter resultados melhores em todas as áreas e alcançar metas pessoais ainda mais rápido.
Realizar tarefas gerindo o seu tempo vai beneficiar não apenas os seus estudos e trabalhos, mas também outras áreas. Academia, alimentação, família, entre outras.
Você tem mais tempo livre
Em geral, passamos a maior parte do nosso tempo trabalhando ou estudando. Se deixarmos as nossas tarefas desorganizadas, é possível que esse período fique ainda maior.
Para evitar isso e ter a sensação de aproveitar nosso tempo livre, a gestão do tempo é essencial. Ela te ajuda a aproveitar todo o momento que você está no seu trabalho e também quando está na sua casa.
Quais são as melhores dicas de gestão do tempo?
A seguir, vamos detalhar 12 dicas essenciais de gestão do tempo, tanto para os estudos quanto para o trabalho. Confira!
1. Supra as suas próprias necessidades
Você deve atender às suas necessidades, e de mais ninguém.
2. Seja flexível no começo
Experimente o que mais se encaixa na sua realidade. Inspire-se no modelo dos outros, mas o que é melhor para si mesmo você só vai saber com o tempo.
3. Evite procrastinar
Procrastinar, especialmente para quem trabalha, é pedir para ter um rendimento abaixo do esperado. Evite.
4. Apenas faça!
Levante-se da cadeira (ou sente-se nela) e apenas comece o trabalho! Por mais sem motivação que você esteja, apenas o ato de começar já ajuda a não perder tempo e inspira a continuar.
5. Seja razoável com o tempo
Na hora de planejar o seu tempo, seja razoável. Não ache que de 15h às 16h você vai conseguir ter cinco reuniões e terminar dez relatórios.
6. Use uma agenda
Que tal anotar os seus compromissos à moda antiga? Experimente usar uma agenda. Nem que seja um caderno antigo para anotar seus compromissos diários.
7. Adiante o que puder
Sobrou tempo no trabalho? Adiante o que puder. Quem sabe você não consegue sair um pouco mais cedo na sexta-feira? Ou, se acontecer imprevistos, tudo estará tranquilo.
8. Use a tecnologia a seu favor
Muitas pessoas acham que a tecnologia atrapalha quem precisa estudar. Isso não é verdade. Utilizando os recursos corretos, com a ajuda e recomendação de professores, o seu rendimento pode aumentar.
9. Livre-se de distrações
Para quem quer estudar, as distrações são as piores coisas. Evite entrar nas redes sociais durante os momentos de estudo. Adiante tudo que você puder antes de começar a estudar, já que depois será preciso focar no material.
10. Programe o seu descanso
Para quem trabalha, mas principalmente para quem estuda, é essencial descansar. Esses são os momentos em que o nosso cérebro assimila as informações recebidas e se prepara para absorver ainda mais dados.
11. Durma bem
Diferente do descanso, o sono é fundamental para repormos as energias para mais um dia produtivo. Exatamente por isso, saiba qual é a sua necessidade diária de sono e respeite seu corpo.
12. Não se esqueça do lazer
Por último, mas não menos importante, divirta-se! Você não é uma máquina! A gestão do tempo serve exatamente para deixar a sua rotina mais livre para o lazer com quem ama.
Que técnicas de gestão do tempo podem ajudar no trabalho e nos estudos?
Existem algumas técnicas que podem ajudar, ainda mais, a fazer uma gestão do tempo eficiente.
Planeje seu dia
A primeira dica parece simples, mas a sua simplicidade vai te ajudar muito. Separe um tempo do seu dia, pela manhã ou no dia anterior, para planejar as tarefas. Desse modo, é possível visualizar bem tudo que há por fazer no dia seguinte e montar a rotina de acordo com a dificuldade de cada uma das tarefas.
Uma boa dica é arrumar suas tarefas por ordem de prioridade. O que deve ser entregue antes? O que pode ser deixado para mais tarde? Uma outra dica incrível é também nunca deixar o mais difícil para o final. A tendência é procrastinar.
Preveja imprevistos
Calma, não estamos falando para você tentar adivinhar o futuro. Mas é bom deixar tempo suficiente para contar os temidos imprevistos.
Sim, eles acontecem. O telefone toca. E-mails urgentes chegam. A direção te pede algo muito complicado. Quando isso acontecer, para que não seja necessário sacrificar nenhuma tarefa futura, é sempre bom deixar um espaço na agenda para resolver aquela pendência de última hora.
Essa dica de deixar um “respiro” entre as tarefas vai te ajudar, inclusive, na produtividade. Quando as suas tarefas ocorrerem de forma perfeita, você tem um tempinho para descansar.
Saiba dizer não
Por mais que você organize seu tempo e tente ao máximo, é impossível dar conta de todas as tarefas do mundo em apenas um dia. Ou, pior, 8 horas de trabalho diárias. Exatamente por isso, é importante saber dizer não.
Aprender a gerenciar o seu tempo vai te ajudar a priorizar tarefas. Algumas podem ser resolvidas até o final da semana. Outras, até o fim do mês. Algumas, por sua vez, nem são sua responsabilidade. Saiba dizer não.
Além disso, aprenda a delegar tarefas. Que tal pedir para alguém lavar a louça do almoço hoje, para que você tenha um pouco mais de tempo para resolver aquela pendência importante?
Utilize técnicas especializadas de gestão
Essa dica é um pouco mais avançada. A partir do momento que você ficar bom de gestão de tempo, pode utilizar algumas técnicas específicas para gerenciá-lo e ser ainda mais produtivo.
Podemos citar, a título de exemplo, a técnica Pomodoro. Muito famosa no mundo dos estudos, ela consiste em ciclos de 25 minutos de foco com 5 minutos de descanso entre os blocos. Há algumas variações de tempo, a depender da preferência pessoal.
Compile atividades
Por último, mas não menos importante, procure organizar as suas atividades para que elas sejam sempre similares.
Compilar as suas atividades para não ficar indo para lá e para cá é uma técnica eficiente de produtividade e economia de tempo. O nosso cérebro funciona melhor se focarmos em apenas uma tarefa, sem distrações.
Se você tem, por exemplo, 10 e-mails para enviar, defina um horário específico para fazer isso de uma vez. Ao performar essas tarefas em sequência, o seu tempo vai render mais. E é muito mais provável ter mais qualidade na execução delas.
Quais são as melhores ferramentas de gestão do tempo?
Finalmente, vamos falar de algumas ferramentas que você pode experimentar e entender qual delas melhor se encaixa na sua rotina.
Trello
O Trello é uma das ferramentas queridinhas quando se fala em gestão de tempo. Ele é um planner online que classifica as tarefas pendentes, em desenvolvimento e concluídas.
Sua utilização é bastante prática, e ainda permite o armazenamento e compartilhamento de arquivos. Adicionalmente, é possível criar notificações para te lembrar de cumprir as tarefas.
Todoist
Se você não se adapta a agendas de papel e listas físicas, que tal tentar uma ferramenta que serve exatamente para criar listas de modo simples? Nesse sentido, uma boa recomendação é o Todoist.
Esse recurso organiza os prazos de entrega. Algo extremamente importante para projetos de faculdade e demais entregas do seu trabalho.
Por ser uma ferramenta online, é possível compartilhar as listas com pessoas da sua família ou de seu interesse, por exemplo.
Aprovado
Se você estuda em casa para provas do curso superior, vestibular ou outras, vai gostar de conhecer o Aprovado.
Esta é uma ferramenta online que te ajuda a visualizar seu tempo de estudo líquido, ou seja, as horas em que você efetivamente está estudando. Para isso, é possível adicionar matérias, conteúdos em cada uma e comentários ao fim das sessões de estudo.
Toggl
Ainda no sentido de saber quanto tempo você gasta em uma tarefa, mas para quem trabalha, apresentamos o Toggl. Essa alternativa ajuda no gerenciamento de tempo de tarefas, apresentando quanto tempo já foi gasto em cada uma.
Assim, é mais fácil ver o que precisa de mais atenção. É possível trabalhar em time na plataforma, por isso é uma excelente opção para empresas.
Unroll.me
O Unroll.me te ajuda em algo essencial: os diversos e-mails recebidos. Essa ferramenta rastreia as listas em que a mensagem está cadastrada, movendo-a para o local certo. Além disso, é possível editar as preferências para evitar os indesejados spams que acabam poluindo a caixa de entrada.
Gerir o tempo é fundamental para dar conta de todas as tarefas que a modernidade impõe. No entanto, até você ajustar a sua rotina para encontrar o equilíbrio ideal, pode levar tempo. Por isso, não se frustre se tiver de mudar alguma coisa no caminho.
Você gostou de aprender mais sobre a gestão do tempo? Esse conhecimento é extremamente útil hoje em dia. Para que você tenha ainda mais eficiência na sua rotina, baixe o nosso planner.
