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O Secretariado Executivo é uma área cada vez mais importante para o funcionamento das empresas. Afinal, quem atua nessa função ajuda na organização, na dinâmica e na conquista de bons resultados.
Se você pretende se formar na área, não faltam opções!
Antes de mergulhar nessa carreira, vale a pena entender como é o cotidiano e quais são as principais atividades.
Assim, você se sentirá muito preparado para aproveitar as melhores chances, não é?
A seguir, veja como é a rotina na parte de Secretariado Executivo e confira quais são as oportunidades disponíveis!
O que faz esse profissional?
Se acha que essa profissão envolve apenas atender ao telefone e responder e-mails, saiba que a realidade é diferente.
Na verdade, o Secretariado Executivo inclui atividades essenciais para o sucesso do executivo, do setor e da empresa. Demais, né?
Para não ter dúvidas, separamos as suas maiores responsabilidades nessa carreira.
Confira!
Organização de compromissos e da agenda
O cuidado com datas, horários e compromissos é uma das principais atividades do Secretariado Executivo.
Nessa função, você deverá marcar reuniões, comunicar os envolvidos e receber as confirmações.
Também terá a importante função de deixar a agenda dos executivos (ou do executivo) em dia. Isso significa conferir reuniões, viagens, compromissos externos e assim por diante.
Elaboração de cartas e documentos
Nessa área, mandar bem na Língua Portuguesa é indispensável. E você sabe o motivo?
É fundamental preparar cartas, comunicados e outros documentos da comunicação empresarial.
Além disso, ficará responsável por elaborar as atas de reuniões, com todos os assuntos debatidos e as decisões tomadas.
Categorização e preparo dos arquivos
Não basta só elaborar os documentos. Eles precisam ser armazenados e organizados, então é indispensável cuidar desse processo.
Uma das funções inclui categorizar e deixar tudo arrumado, sempre fácil de achar.
Inclusive, você ficará responsável por fornecer relatórios, atas e outros documentos importantes antes das reuniões. Organização é a palavra-chave!
Tradução de documentos
O Secretariado Executivo envolve, ainda, a fluência em outros idiomas. Sabe por que isso é necessário? Para que possa traduzir os documentos conforme as necessidades.
É o caso de traduzir os elementos em português para outro idioma de parceiros estratégicos, por exemplo.
Também é preciso traduzir de outra língua para o português, com bastante atenção.
Apoio a clientes e parceiros
Não vale confundir a atuação de recepcionista com o Secretariado Executivo.
No entanto, essa função inclui oferecer algum apoio a clientes e parceiros — principalmente, os mais importantes.
Talvez você tenha que dar algumas informações, tirar dúvidas e até marcar encontros com os executivos. Por isso, é preciso ter muita cordialidade e boa comunicação.
Facilitação de processos
A verdade é que um dos grandes objetivos do seu cotidiano é facilitar os processos empresariais. Sua presença é estratégica e garante que os profissionais desse nível atuem da melhor maneira.
Por isso, o dia a dia envolve buscar novas soluções, resolver problemas e pensar em meios de tornar tudo mais simples.
Quais são as áreas de atuação do Secretariado Executivo?
Embora essas atividades sejam comuns a todos os profissionais, você pode ser contratado para atuar de modo específico. Que responsabilidade, hein?
O melhor jeito de se preparar é conhecendo quais são as áreas de atuação.
Pensando nisso, veja quais são as principais possibilidades de trabalho nesse segmento!
Assessoria de comunicação
Uma das áreas mais importantes envolve a assessoria de comunicação empresarial.
Como deverá elaborar mensagens e comunicados, é preciso caprichar nos conhecimentos. Inclusive, a comunicação não é apenas interna, pois você pode ter que falar com parceiros.
Nessa área, é fundamental reconhecer as exigências do setor ou do executivo e ser capaz de entregar algo com bastante qualidade.
Organização de eventos
Dependendo da situação, você também pode ficar responsável pela organização de eventos.
Nesse caso, suas tarefas incluem planejar reuniões, encontros, coffee breaks e até eventos organizacionais.
A disciplina e a organização são essenciais nessa área de atuação e é possível usar a sua criatividade!
Intérprete de idiomas
Lembra-se de que falamos sobre a atuação com tradução?
Pois saiba que ela não vale apenas para documentos. Entre as possibilidades, há como atuar como intérprete de idiomas.
Isso é necessário quando parceiros ou representantes de outros idiomas vêm à empresa, por exemplo. Também é o caso de atuar como intérprete em eventos organizacionais, como palestras e workshops.
Onde você pode trabalhar na área de Secretariado Executivo?
Além de tudo, essa função é essencial em empresas de diversos setores e de vários tamanhos. Ao se formar em Secretariado Executivo, você poderá trabalhar em várias opções do mercado.
Descubra quais são algumas das possibilidades principais e entenda quais serão suas funções!
Multinacionais
Quando falamos no Secretariado Executivo, é comum logo pensar nas empresas multinacionais, né?
Como essas empresas têm um nível executivo elevado e também envolvem vários idiomas. Então, nada melhor que ter secretários capacitados.
Startups
As startups têm se tornado cada vez mais profissionais e, por isso, precisam de organização e estrutura. Com uma boa atuação de secretariado, os executivos conseguem administrar melhor as reuniões de investimento e as tarefas para atingir o sucesso.
Cooperativas
Apesar de não terem fins lucrativos, as cooperativas se beneficiam do Secretariado Executivo. Os gestores exigem de apoio sobre as assembleias convocadas, além de receberem ajuda em relação aos eventos e à documentação.
Setor público
Sabia que você também pode trabalhar no setor público como secretário executivo?
É verdade! Há funções de assessoria e até cargos concursados para que exerça seus conhecimentos.
Atuação autônoma
Sonha em ser o dono do próprio negócio? Pois saiba que isso é possível! Você pode atuar de maneira autônoma, prestando serviços para várias empresas. Dependendo do caso, é viável até oferecer consultorias e treinamentos para outros profissionais da área!
Secretariado Executivo: uma área cheia de possibilidades
A área de Secretariado Executivo é versátil e repleta de oportunidades. Com uma boa formação, poderá viver um cotidiano cheio de desafios e chances de crescimento!
Para mandar bem nessa carreira, é fundamental se capacitar. Por isso, descubra mais sobre o funcionamento do curso de Secretariado Executivo!+
